O Papel Da Contabilidade Para Aceitação E Dedutibilidade Dos Custos

Por: Israel Abias

No decorrer da sua actividade as empresas sujeitam-se a um conjunto de encargos, entre eles de natureza tributária. Cumprir com estes encargos ou obrigações tem sido um desafio para muitos empresários, considerando igualmente o contexto económico em que realizam suas actividades.

É provável que muitos empresários têm despertado mais no final do exercício económico para poderem dar resposta a estas obrigações fiscais, sendo este uma das razões que os leva a contraterem os serviços de contabilidade e, subsequentemente, deixar a ideia que a contabilidade apenas tem esta faceta.

Num outro prisma, é verdade que há empresários com um entendimento diferente, isto é, desde o momento da criação do negócio, entendem a indispensabilidade desta poderosa ferramenta de gestão que é a contabilidade, não somente para dar cobertura a questões de natureza fiscal, mas para em primeiro lugar responder os interesses dos sócios/administradores e outros stakholders, mediante a organização da informação.

Entretanto, perceber o papel da contabilidade e proceder a sua aceitação e implementação, é uma decisão fulcral e inteligente para quem deseja caminhar no mundo empresarial. A contabilidade é o verdadeiro idioma, para quem deseja comunicar-se no âmbito do património.

Muitas empresas no exercício da sua actividade, ignoram a figura do contabilista, mesmo no acto da sua constituição, uma vez que a figura deste ente é recomendada por lei. cf. n.º 2, do artigo 56.º, da Lei n.º 26/20 de 20 de Julho – alteração do imposto industrial e al., b) do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto Executivo n.º 134/19 – aprovação dos modelos declarativos do imposto sobre os valores acrescentado.

Porém, enquanto for compulsória a apresentação desta figura, muitos empresários estarão a mercê do fisco.

E por ignorarem a figura do contabilista e a própria contabilidade em si, tendem a uma gestão desprovida onde os factos embora registados não oferecem sustentabilidade. A falta de adesão a disposítivos informáticos no caso, os softwares certificados pela Administração Geral Tributária para emissão de facturas e documentos equivalentes; blocos de facturas e mesmo o desconhecimento do portal para o respectivo efeito, e a não existência da contabilidade para o controlo, registo e preparação da informação, expõem a empresa a um ambiente onde as suas declarações e os documentos de que dispõe reflectem uma aceitação duvidosa.

Os custos decorrem da actividade normal da empresa, ou do exercício de uma actividade comercial, e são importantes neste processo. Os empresários estão conscientes da existência desta compenente negativa do resultado. A contabilidade permite o controlo deste elemento e sua gestão. As transacções ocorridas na empresa com repercusões a nível do património devem ser registadas, controladas e analisadas os seus efeitos. Estes registos feitos reflectem documentos que confirmam a veracidade e autencidade dos factos.

A criação de custos artificiais constitui uma distribuição oculta de lucros que pode lesar  quer o sócio, quer o fisco. 

Segundo o artigo 14.º da Lei 19/14 de 22 de Outubro «consideram-se custos ou gastos do exercício aqueles que se revelem, comprovadamente pelo contribuinte e tomados pela AGT, como indispensáveis à manutenção da fonte produtora ou à realização dos proveitos e ganhos sujeitos a imposto».

Deste enunciado podemos aferir os seguintes aspectos relativamente aos custos:

Comprovação. – este aspecto confere autenticidade ao custo relevando assim a sua ocorrência.

Na comprovação dos custos ressaltam-se ainda os seguintes aspectos:

– a existência de documento justificativo em «boa ordem» cria uma presunção da existência do custo, que à Administração Tributária caberá ilidir.

– a falta de determinados requisitos formais do documento justificativo implica, necessariamente, a sua desconsideração enquanto meio de prova.

– as insuficiências da prova documental e/ou as duvidas que o negócio subjacente a sua emissão suscitem podem ser esclarecidas através do recurso a outros meios de prova, nomeadamente a testemunhal.

– o principio da dedutibilidade de custos efectivamente suportados pelo sujeito passivo tem que ser temperado com exigências de prevenção e combate da evasão fiscal.

– nos casos e m que a lei exige requisitos formais acrescidos para prova de existência de um determinado custo, a falta do cumprimento de tais exigências, acerretará, normalmente, a sua não aceitação para efeitos fiscais.

Indispensabilidade. – se à assunção do encargo que origina o custo presidiu uma genuína motivação empresarial – no entendimento dos sócios e/ou gestores da sociedade, os únicos a quem cabe decidir do interesse social, o custo é indispensável. Quando se deva concluir que o encargos foi determnado por outras motivações (interesse pessoal dos sócios, administradores, credores, outras sociedades do mesmo grupo, parceiros comerciais, etc.),  então tal custo não deve ser havido por indispensável.

A indispensabilidade  dos gastos reporta-se à:

1. Manutenção da fonte produtora, e;
2. Realização de proveitos e ganhos. Desde que estes estejam sujeitos a imposto.

O que se quer dizer é que o principio da dedutibilidade do gasto/custo respeita a relação que este tem com a actividade empresarial.

Portanto, a contabilidade permite com que  todos custos tenham documentação de suporte, não obstante, terem ocorrido, e no âmbito das exigências legais sejam aceites originando assim a sua dedutibilidade no acto do apuramento do imposto.

Sem a contabilidade a informação sobre os custos, mesmo reflectindo a realidade, ou seja, terem ocorrido, fica comprometida devido o seu reporte e aceitação, causando um impacrto negativo quanto a sua dedutibilidade.

Com a implementação da contabilidade no seu negócio, a empresa estará em condições de reaver os custos ora suportados no exercício da sua actividade.

Docente universitário e Administrador executivo da SPCLAA.